Sistem Pengendalian intern

1. Pendahuluan

Dewasa ini banyak perusahaan yang guling tikar alias bangkrut. hal ini disebabkan karena mereka tidak begitu memperhatikan operasioanal perusahaannya, terutama keberadaan kas perusahaan. oleh karena itu perusahaan perlu menerapkan suatu sistem yaitu Sistem Pengendalian Intern terhadap Kas. 

Pengendalian intern disebut juga pengawasan intern. Dalam bahasa asing lebih dikenal dengan istilah Internal Control. 

IAI (2001: 319-2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian. Keandalan pelaporan keuangan efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

AICPA (America Institute of Certified Public Acountans) (dalam Hartadi: 1999: 248) memberi definisi sebagai berikut:

“Pengendalian intern meliputi susunan organisasi dan semua cara-cara serta peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk menjaga dan mengamankan harta miliknya, memeriksa kecermatan dan kebenaran data-data administrasi, memajukan efisiensi dalam operasi dan membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan untuk dipatuhi.

   Jadi Sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang dirancang untuk menjaga kekayaan perusahaan yang meliputi pada struktur organisasi, otorisasi, sistem otorisasi, praktik yang sehat dan karyawan yang berkompeten.

 

2. Tujuan Pendalian Intern

            Menurut Kokasih (1981: 190) tujuan pengendalian intern meliputi:

1. Mengamankan kekayaan (aktiva) organisasi (perusahaan)
2. Mengecek ketelitian (keakuratan) dan keandalan data akuntansi
3. Meningkatkan efisiensi operasi
4. Mendorong ketaatan terhadap kebijakan management yang telah ditetapkan.

Menurut Baridwan (1991: 8) bahwa sistem internal control yang baik akan berguna untuk:

1.      Menjaga keamanan harta pemilik perusahaan

Jika internal control telah telaksana dengan baik pada semua sistem yang ada dalam satu perusahaan, maka harta aktiva perusahaan akan terjaga atau terlindungi dari penyelewengan atau penggelapan, karena ada selalu pengendalian dan pengawasan dari manajemen.

2.      Memberikan ketelitian dan kebenaran data

Internal control akan selalu memandang terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya.

3.      Memajukan efisiensi dalam operasi

Memajukan efisiensi adalah salah satu tujuan pengendalian intern administrasi. Pelaksanaan internal control akan dapat memungkinkan perusahaan untuk menghemat baiaya operasional karena adanya efisiensi semua sumber daya dalam perusahaan yang merupakan salah satu dampak dari terlaksananya internal control dengan baik.

4.      Menjaga dan mentaati kebijakan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu .

3.  Unsur-unsur Pengendalian Intern

            Menurut Mulyadi (1997: 166) ada 4 unsur pokok sistem pengendalian intern yaitu:

1. Struktur organisasi yang merisaukan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan dengan perusahaan fungsi akuntansi dari fungsi operasi dan juga fungsi penyampaian, catatan yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya. Jika tidak diadakan, kemungkinan pencatatan transaksi sebenarnya tidak akan terjadi, sehingga data akuntansi tidak dapat dipercaya kebenarannya dan akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya transaksi dalam organisasi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan info yang terliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya organisasi.
3. Praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugas fungsi dan setiap unit organisasi pembagian. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk manjamin praktek yang sehat, diantaranya adalah penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwewenang, pemeriksaan mendadak, perputaran jabatan, keharusan membagi cuti bagi karyawan yang berhak serta secara periodik diadakan fisik catatannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompetensinya dan jujur unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli di bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisiensi dan efektif meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya.

4. Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

            Menurut Wibowo dan arif (2002: 133) prinsip-prinsip pengendalian intern adalah sebagai berikut:

a.       Dibentuk pertanggung jawaban (establishment of respobility) pengendalian akan efektif jika hanya satu orang yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Pebentukan pertanggungjawaban meliputi otorisasi dan persetujan atas suatu transaksi.

b.      Pembagian tugas harus jelas (segretion of duty)

Ada 2 prinsip utama yang perlu diperhatikan yaitu:

-          Tanggung jawab atas pekerjaan yang harus diberikan kepada individu yang berbeda.

-          Tangggung jawab untuk memelihara pencatatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk menjaga fisik aktiva.

c.       Prosedur dokumen harus ada (documen procedure)

Dokumen sebagai bukti transaksi harus memenuhi syarat dalam prosedur dokumentasi. Ada beberapa prosedur dalam prinsip dokumentasi, yaitu sebagai berikut:

-          Semua dokumen harus direncanakan terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak serta selama dokumen harus dipertanggungjawabkan.

-          Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi (jurnal) disampaikan kebagian akuntansi untuk meyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat.

d.      Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronik harus ada.

Pengendalian ini sangat penting karena akan meningkatkan akurasi akuntansi. Misalnya apabila keadaan memungkinkan sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan-peralatan mekanik seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu dan peralatan mekanik lainnya.

e.       Verifikasi internal yang independent harus ada (Independent Internal Verification).

Cara menciptakan pengendalian yang efektif perlu dibentuk bagian verifikasi yang bertugas merevisi, merekonsiliasi, serta menjaga pengendalian internal yang efektif untuk menciptakan perpindahan yang efektif. Verifikasi internal dilakukan sebagai berikut:

-          Verifikasi harus dilakukan secara periodik dan mendadak

-          Verifikasi harus dilakukan oleh karyawan yang independent